Když si prohlédnete svůj diář, zjistíte, že nikdy nemůžete splnit všechny úkoly, které jste si naplánovali. Jedna z cest, jak se s tím vypořádat, je eliminace úkolů. Úkoly můžete eliminovat tak, že je úplně zrušíte, nebo tak, že je delegujete na někoho jiného. Jak ale správně delegovat?

V první řadě je třeba si uvědomit, k čemu delegování slouží. Odpovědět na otázku PROČ !!! Na první pohled se může zdát, že smyslem je pouze přesunout úkoly na někoho jiného, abyste  měli dostatek času na ostatní úkoly. Teprve časem si uvědomíte, že delegování má ještě jeden účel. Naučit ostatní jak vykonávat úkoly, které jste až doposud dělali sami. Jedná se o rozvojový proces. Výhodou tohoto postupu je to, že postupem času budete schopni na konkrétní osoby delegovat více úkolů, ale hlavně složitějších a důležitějších úkolů.

Jak při delegování postupovat? Aby byla jiná osoba schopna vykonat danou činnost, musí se dozvědět:

• Požadovaný výsledek – to znamená, co je výstupem delegovaného úkolu. Každý jsme jiný, máme jiné znalosti a dovednosti, a proto budeme postupovat jinak. Kdybychom specifikovali přesný postup jak činnost vykonat, snížili bychom motivaci a iniciativu řešitele.
• Parametry – to znamená, jak má výstup co nejkonkrétněji vypadat. Jaké standardy a měřítka kvality musí splnit. Určitě je dobré zmínit možná rizika a zkušenosti co nedělat, ale nikdy co dělat.
• Zdroje – to znamená, kdo může pomoci, kolik bude potřeba peněz, jaké zařízení či pomůcky jsou třeba a kde to všechno získat.
• Odpovědnost – to znamená, do kdy je třeba výsledek připravit. Kdo je za to zodpovědný, kdo je odpovědný s tím pomáhat a připravit vše potřebné a do kdy.
• Důsledky – to znamená, jaké důsledky bude mít splnění (prémie, postup, pochvala apod.) či nesplnění úkolu (návaznosti na jiné aktivity, úkoly, penále, lidi apod.).

Dobře delegované úkoly vám uvolní ruce k plnění vašich vlastních úkolů. Zároveň vám umožní systematicky rozvíjet lidi kolem sebe a tím postupně delegovat více úkolů a to i podstatně náročnějších. Tento rozvojový aspekt delegování je asi ten nejdůležitější.

Datum: 7.9.2010

Kategorie: Sebeřízení