Tak jsem před časem začal pracovat na určitém projektu. Postupoval jsem podle firemní metodologie, vytvořil příslušné dokumenty, projednal s příslušnými lidmi a získal souhlas. Po několika měsících práce jsem byl schopen spolu s projektovým týmem implementovat první část výsledků naší práce. Minulý týden jsem náhodou potkal jiného projektového manažera. Po výměně zdvořilostních frází jsme si vyměnili informace o tom, co děláme. Zjistili jsme, že se naše projekty minimálně s 50% překrývají. Kolikrát se vám to už stalo ?

Čím větší firma a čím více geograficky distribuovaná, tím více podobných příběhů. Dochází k frustraci jednotlivých projektových manažerů, demotivaci projektových týmů, utrácí se spousta peněz zbytečně a ztrácí se čas objevováním již objeveného. To jsou ztráty, které jsou naprosto zbytečné. Přitom není nijak těžké těmto situacím zabránit, obzvlášť ve firmách, kde existuje oficiální metodologie řízení projektů a příslušné šablony pro projektovou dokumentaci. Řešení se skládá z několika kroků:

1. Po vypracování definice předmětu a rozsahu projektu příslušný dokument porovnat s ostatními připravovanými nebo schválenými projekty. To předpokládá, že existuje jedno místo s přehledem všech projektů ve firmě, které je pravidelně aktualizované. V malých firmách to může být jednoduchá tabulka vytvořená v excelu aktualizovaná jedním pracovníkem. Ve větších firmách (při větším množství projektů) je pak vhodné použít sofistikovanější řešení (databáze). Projekty by měly být v daném seznamu rozumně kategorizované (podle cílů, významu, předmětu projektu apod.) pro snadné vyhledávání.
2. Veškerou oficiální projektovou dokumentaci ukládat na jednom místě přístupném všem odpovědným pracovníkům (vedoucím projektů, sponzorům projektů, rozhodujícím manažeřům). V průběhu práce na projektu pak tuto dokumentaci pravidelně aktualizovat (nejlépe pomocí verzí), aby bylo možné sledovat historii projektové dokumentace. V malých firmách může být řešením sdílený prostor na firemní síti, ve větších firmách různé podoby databází. Za aktualizaci projektové dokumentace je zodpovědný příslušný vedoucí projektu. Stav projektové dokumentace pak může být využit nejenom pro zasazení projektu do kontextu ostatních projektů, ale i pro sledování stavu projektu a kvality jeho řízení.
3. Informace o všech schválených a ukončených projektech oznámit všem pracovníkům, kteří mohou potenciálně iniciovat nebo schvalovat nový projekt. Spolu s tím pravidelně informovat o stavu a změnách jednotlivých rozpracovaných projektů pomocí pravidelného bulletinu. Může se jednat o standardní email, nebo zprávu v příslušné sekci firemního intranetu.

Všechny tři kroky jsou relativně jednoduché a v základní podobě finančně nenáročné. Řešení předpokládá určitou míru discipliny, standardní projektovou dokumentaci (i v minimální podobě), jasná kritéria schvalování nových projektů, ochotu komunikovat a jasnou odpovědnost.

Datum: 27.4.2010

Kategorie: Projektové řízení