V každé známé projektové metodologii se mluví o vyhodnocení a zaznamenání zkušeností z právě ukončeného projektu a jejich použití v dalších projektech. Přesto to málokterá firma dělá, natož systematicky. Důvodem většinou bývá nutnost začít pracovat na dalším projektu, který přinese firmě peníze. Tím se ztrácejí důležité informace a znalosti, obzvlášť v případě, že se na konkrétní projekt najímají externí projektoví manažeři. Jak z toho ?

V první řadě je potřeba rozhodnout, jestli se budou zkušenosti z minulých projektů systematicky využívat při přípravě nových projektů. Jestliže ne, nemá smysl se pouštět do jejich sbírání. Jestliže ano, je potřeba zapracovat tento požadavek do projektové metodologie. Musí být explicitně uvedeno, kde všude se budou tyto zkušenosti využívat. Může to být například při přípravě:

• mandátu projektu
• obchodního případu
• definice produktů
• projektového plánu
• analýzy rizik

Tím dosáhneme toho, že význam sbírání zkušeností poroste, a proto se na něj najde čas.

Dalším krokem je zapracování aktivit spojených se sbíráním zkušeností do projektového plánu. Protože si spousta lidí myslí, že je to časově náročná aktivita, je dobré tuto aktivitu rozložit v čase. To znamená, že po vybraných milnících by mohla následovat příslušná aktivita. Samozřejmě v případě malých projektů, cca do třech měsíců, nemá cenu sbírat zkušenosti na několikrát, ale jednou na konci projektu.

Posledním krokem je volba vhodných nástrojů. Sem patří v podstatě dvě oblasti:

• Místo ukládání zkušeností
• Způsob sběru zkušeností

Jako místo pro ukládání zkušeností může sloužit například sdílený disk nebo databáze. V případě způsobu sběru zkušeností je dobré připravit šablonu obsahující základní otázky nebo oblasti. Tyto otázky nebo oblasti je dobré formulovat tak, aby nás snadno provedly všemi oblastmi projektu a na nic se nezapomnělo.

Sbírání a sdílení zkušeností má své místo v rámci řízení projektů, jenom je nutné příslušné aktivity zapracovat do projektu. Jestliže se ale nebudou výsledky využívat, nemá ani cenu je sbírat. Je to ztráta času.

Datum: 24.8.2010

Kategorie: Projektové řízení