Šablony PM

Jednoduchost budiž pochválena

Kdykoli musím něco dělat více než dvakrát, chci na to mít šablonu. Proč? Protože je to jednodušší. Jednoduše se to vyplňuje. Jednoduše se to čte. Jednoduše se zaškolují noví pracovníci. Jednoduše se konsolidují a reportují výsledky. To jsou jenom některé z výhod používání jednotných šablon. A jaké šablony je dobré mít pro projektové řízení?

Rozdělení šablon může být různé. Tak určitě je můžu rozdělit podle použitých nástrojů (Word, Excel apod.). Daleko lepší ale bude rozdělit je podle toho, kdy se používají. To znamená podle životního cyklu projektu. No a ten má v té nejjednodušší podobě čtyři fáze: iniciace, plánování, realizace a ukončení. A jakéže to “dokumenty” v těchto fázích připravujeme? Určitě to není vyčerpávající výčet, ale pro začátek by to mohlo stačit. 

Šablony pro projektové řízení

1 Iniciace
  1.1 Registr konfiguračních položek - seznam všeho, co se musí na projektu udělat.
  1.2 Projektový deník - záznamník všech aktivit, rozhodnutí, diskuzí, zkušeností apod., které nemusíme řešit oficiálním způsobem.
  1.3 Obchodní případ - souhrn informací potřebných k rozhodnutí, zda projekt dělat budeme, nebo ne.
  1.4 Studie proveditelnosti - pokud obchodní případ k rozhodnutí nestačí, zhodnotíme proveditelnost vybraných variant.
  1.5 Zakládací listina - “smlouva” mezi sponzorem projektu a vedoucím projektu.
  1.6 Registr rizik - seznam všeho zlého či dobrého, co se nám může s určitou pravděpodobností přihodit.

2 Plánování
  2.1 Specifikace prací - rozpis prací sloužící k vytvoření časového harmonogramu, specifikaci zdrojů a rozpočtu.
  2.2 Kalendář zdrojů - přehled, kdy budeme potřebovat jaký zdroj.
  2.3 Zainteresované strany - přehled a zhodnocení zainteresovaných stran projektu.
  2.4 Komunikační plán - kdo si s kým, kdy, jak a co bude “povídat”.

3 Realizace
  3.1 Balík práce - podrobný popis produktu projektu, který má vytvořit interní, nebo externí dodavatel.
  3.2 Zápis z porady - když už se na něčem dohodneme, je dobré to někam napsat.
  3.3 Stav projektu - vedoucí projektu by měl vědět, co se děje “pod ním”, aby mohl informovat ty “nad ním”.
  3.4 Požadavek na změnu - vedoucí projektu má jednu jedinou jistotu a to, že se něco změní.
  3.5 Seznam změn - a ona se nezmění jenom jedna věc.

4 Ukončení
  4.1 Předávací protokol - když už se podaří něco dokončit, je potřeba to předat zákazníkovi.
  4.2 Závěrečná zpráva - vždycky je dobré se na závěr projektu pochválit.
  4.3 Vyhodnocení zkušeností - ať už se nám to povedlo, nebo nepovedlo, je dobré se z toho poučit.
  4.4 Plán realizace přínosů - ti, co přijdou po nás, by měli vědět, co a kdy nám výsledky projektu přinesou.

A pokud máte také rádi jednoduchost, tak neváhejte a stahujte!

Word a Excel, víc k tomu nepotřebujete!

Ochranné známky
  • PMBOK® a PMI® jsou registrované ochranné známky Project Management Institute.

  • ITIL®, PRINCE2® a PRINCE2 Agile® jsou registrované ochranné známky AXELOS Limited používané s jejím svolením. Swirl logo™ je ochranná známka AXELOS Limited používaná s jejím svolením. Všechna práva vyhrazena.

  • IPMA® je registrovaná ochranná známka International Project Management Association.

  • COBIT5® je registrovaná ochranná známka ISACA a IT Governance Institute.

  • GTD® a Getting Things Done® jsou registrované ochranné známky David Allen Company.

Kontakt
  • Sídlo: Vlasty Buriana 500, 19015 Praha 9

  • Telefon: 777 608 646

  • Email: info@ict-123.com