Projektové řízení

Pojeďme na cestu kolem světa za 80 dní

Pravidelnou cestu do práce by asi nikoho z nás nenapadlo plánovat jako projekt. Takový projekt, to je totiž spousta práce navíc. A to se musí vyplatit. Když se ale rozhodneme udělat si výlet jako pan Fogg z románu Julesa Verna, už se nám trocha té práce navíc vyplatí. Na cestě nás totiž čeká spousta problémů, které si na začátku ani nedovedeme představit. A máme tu projekt se vším, co k tomu patří. Odborně by se to dalo říct asi takhle:
Projektové řízení je proces, ve kterém jednotlivec nebo organizace využívají své zdroje k realizaci projektů. Projekt je činnost, která má jasně daný cíl, začátek a konec. Zdroje na jeho realizaci jsou omezené a protože se vymyká běžné denní praxi, tak není předem jistý jeho výsledek. Je s ním spojené určité riziko.

Problém je, že každá firma pod pojmem „projekt“ rozumí něco jiného. Těch definic co najdete. Nemá proto smysl si psát nějakou definici. Daleko lepší je si uvědomit charakteristiky projektu, abychom ho snadno poznali. Mezi ně patří například:

  • Časové omezení (začátek/konec)
  • Omezený rozpočet
  • Vyhrazené zdroje
  • Definovaný cíl a požadovaný výsledek
  • Změna Status Quo
  • Větší míra složitosti
  • Napříč organizací
  • Vyšší míra rizika
  •  

    Životní cyklus

    Klasická otázka: Můžete sníst slona? Ano, ale po kouskách. To samé platí i pro projekty. Projekt se také řídí po kouskách. Nebo snad dáte 10 milionů stavební firmě a vrátíte se po dvou letech zkontrolovat jak se vlastně ten dům povedl? To si asi dovolí málokdo. Proto projekt rozdělujeme do menších, uchopitelnějších fází. Na konci každé fáze je pak milník, kdy zkontrolujeme stav (peníze, čas, rozsah) a rozhodneme jak dál (pokračovat, nepokračovat, pozastavit apod.). U menších a středních projektů si většinou vystačíme se čtyřmi fázemi: Iniciace, Plánování, Realizace a Ukončení. Říká se tomu životní cyklus.

    Projektové řízení - Životní cyklus

    Iniciace projektu

    Každý projekt něco stojí, něco potřebuje a něco přinese. Je s ním ale spojené i riziko, že se to nepovede. Proto je potřeba zodpovědět otázku, jestli to zato stojí. Aby někdo mohl toto rozhodnutí udělat, potřebuje k tomu příslušné informace. A to je právě cílem této fáze. Shromáždit informace k rozhodnutí zda ANO, nebo NE. No a pokud ANO, tak definovat projekt. Výsledkem je pak něco jako kontrakt mezi projektovým manažerem a jeho zákazníkem (někdy sponzorem) o tom, co se má udělat, do kdy a za kolik.

    Plánování projektu

    Než se do toho pustíme, je dobré si to naplánovat. Nebo patříte do skupiny, kde není čas to naplánovat, ale vždy je čas to předělat? To snad ne. Takže je potřeba odpovědět na základní otázky co, kdo, kdy, jak a za kolik. Prostě naplánovat všechny aspekty projektu, aby to potom hladce probíhalo.

    Realizace projektu

    A je čas vyrazit. Tedy udělat to. V této fázi členové projektového týmu postupují podle plánu. Dělají to, co mají udělat. Pokud se něco nedaří, je potřeba zvednout ruku a hlásit. Problémy totiž byly, jsou a budou. No a projektové řízení je tu proto, aby se jim předešlo. Pokud se to nepodaří, tak aby se vyřešily. Ideální projekt je pak takový, kde v této fázi všichni vědí, co a jak mají dělat, a vedoucí projektu prakticky není vidět.

    Ukončení projektu

    A kruh se uzavírá. Vracíme se zpátky k zákazníkovi. Zákazník totiž přebírá výsledky práce. Hodnotí, jestli se to podařilo udělat podle na začátku odsouhlasené specifikace. To se potom oficiálně potvrdí v předávacím protokolu a všichni se pak můžou spokojeně vrátit domů a užít si třeba zaslouženého víkendu. Tedy než začnou pracovat na dalším projektu.


    Pamatujte, projektové řízení je proaktivní předcházení rizikům a problémům, které nastávají tam, kde vládne větší míra nejistoty. Celou tu hru si můžete vymyslet, anebo neobjevovat Ameriku, ale použít zavedené metody (PMI, PRINCE2®, IPMA® apod.).


    Ochranné známky
    • PMBOK® a PMI® jsou registrované ochranné známky Project Management Institute.

    • ITIL®, PRINCE2® a PRINCE2 Agile® jsou registrované ochranné známky AXELOS Limited používané s jejím svolením. Swirl logo™ je ochranná známka AXELOS Limited používaná s jejím svolením. Všechna práva vyhrazena.

    • IPMA® je registrovaná ochranná známka International Project Management Association.

    • COBIT5® je registrovaná ochranná známka ISACA a IT Governance Institute.

    • GTD® a Getting Things Done® jsou registrované ochranné známky David Allen Company.

    Kontakt
    • Sídlo: Vlasty Buriana 500, 19015 Praha 9

    • Telefon: 777 608 646

    • Email: info@ict-123.com