Před několika lety jsem pracoval na projektu, jehož předmětem bylo vytvořit vysoce specializované technické řešení určitého problému. To znamená, že členy týmu byli specialisté s minimální nebo žádnou znalostí metod projektového řízení. Nicméně bez jejich účasti na plánování nebylo možné vytvořit projektový plán. Když jsem jim poprvé ukázal Gantův diagram s časovým harmonogramem, nepochodil jsem. Musel jsem najít alternativní cestu komunikace.

Při hledání alternativní cesty jsem musel najít něco snadno pochopitelného bez dalšího vysvětlování, něco, co mě a vedoucím týmů umožní využívat standardních metod a nástrojů projektového řízení a něco s minimem nároků na manuální přenos informací. Protože technici pracují ve většině případů s grafikou a jsou strukturovaně orientovaní, zvolil jsem myšlenkovou mapu. Když jsem zjistil, že existuje i nástroj pro tvorbu myšlenkových map s automatickým přenosem dat z/do MS Projectu, bylo rozhodnuto.

Myšlenková mapa je grafické znázornění strukturovaných informací. Vychází z centrálního bodu, ke kterému postupně vytváříme jednotlivé položky na první úrovni, druhé atd. Jednotlivé položky jsou spolu svázány. Jeden typ vazby se vztahuje k hierarchii. Tzn. že položka na druhé úrovni je svázaná s položkou na vyšší, či nižší úrovni. Víme, co se skládá z čeho. Druhý typ vazby je logický a může znázorňovat závislosti. Tzn, že položka v jedné větvi je závislá na jiné položce v jiné větvi.

Pro svoji potřebu jsem vytvořil jednu centrální myšlenkovou mapu, kde jsem definoval PBS (Product Breakdown Structure). Protože jednotlivé produkty v rámci PBS byly zajišťovány vždy určitým týmem, vytvořil jsem další úroveň map s informacemi pro daný tým. Tam jsem začal definovat aktivity nutné k vytvoření produktů, odhadovat pracnost, vazby a potřebné zdroje. Takto vytvořenou mapu jsem předal příslušnému týmu pro doplnění a okomentování. Tento způsob komunikace byl akceptovatelný pro tyto týmy a mně umožnil naplánovat celý projekt. Když se ke mně vrátily jednotlivé okomentované a doplněné myšlenkové mapy, byla to otázka cca 15 minut je spojit a pomocí základní funkcionality nástroje přenést do MS Projectu, kde jsem připravil zbývajicí věci (konsolidace zdrojů, kalkulace, apod.). Když jsem byl hotov, opět jsem inoformoval vedoucí týmu. Tím, že proces byl automatizován přes existující funkcinalitu, nepřineslo to nárůst práce a informace se dostala k lidem, kteří na projektu pracovali v pro ně přijatelnější podobě.

Volba myšlenkových map jako nástroje pro komunikaci s pracovníky, kteří neznají nástroje projektového řízení, mi pomohla eliminovat nedorozumění a vícenáklady spojené se zbytečným zaškolováním. Zároveň takto vytvořený projektový plán sloužil jako základ pro vytvoření projektového dashboardu, ale o tom až jindy.

Datum: 28.7.2010

Kategorie: Projektové řízení