GTD®

To stihneš. Já ti věřím.

Už jste to někdy slyšeli? Třeba od svého šéfa? Ono se to snadno řekne, ale jak to udělat a nezbláznit se? Od toho je GTD® pana Davida Allena. Metoda, která má (volně přeloženo) moto "být produktivní bez zbytečného stresu". Oficiální definice může být třeba:

GTD® je proces z oblasti osobní produktivity, který pomůže vytvořit a udržovat spolehlivý a funkční přehled všech úkolů, které je potřeba udělat, a tím zajistí, že na nic nezapomeneme.

No jo, ale co to znamená? V první řadě se jedná o osobní produktivitu. To znamená jak udělat víc za kratší dobu. Zjednodušeně jak vyřídit ty emaily rychleji. Na to je GTD® velmi dobré. Má to ale háček. Některé úkoly jsou důležiťější než jiné. A to už tato metoda moc neřeší. To je její slabina. Jakmile ale máte vyřešenou důležitost, je GTD® nepřekonatelné. Celé GTD® je postavené na dvou principech. Prvním je, dostat všechno z hlavy do “systému”. Hlava je totiž od toho, aby přemýšlela. Pokud je ale zaplněná zbytečnými informacemi, nemá na přemýšlení kapacitu. To vyřeší jednoduše. Na něco zapomene. Druhým je, se “systémem” pravidelně pracovat. Mozek se totiž vrací k tomu, u čeho nemá jistotu, že se k tomu vrátíme. Tím vyčerpá svou kapacitu a řešení už známe. 


Dalším aspektem je, že se jedná o proces. Tento proces se skládá z několika kroků: 

 

GTD - Přehled

 

1) Collect = Shromáždit. Každý z nás je každý den "bombardován" spoustou informací, věcí a úkolů. Bohužel většina z toho se k nám dostane v nejméně vhodný okamžik. Buď děláme něco jiného nebo si to nemůžeme zaznamenat. Proto by se měl každý naučit shromažďovat všechno, co se k němu dostane, na několika málo místech (schránka/in-box) tak, aby mu nikdy nic neuteklo. Schránek by mělo být tolik, aby podchytily všechny možné situace, ale přitom tak málo, aby se v tom člověk vyznal. 

2) Process = Zpracovat. Jakmile se nám všechno někde shromáždí, tak se musíme naučit pravidelně se do jednotlivých schránek koukat a zpracovat to. Znamená to vzít jednu položku za druhou a rozhodnout co s ní. Tady postupujeme podle jednoduché sady otázek: 

 

GTD - Zpracování

 

Jakmile je rozhodnuto kam s tím, musí to ze schránky zmizet. Na konci zpracování je schránka prázdná.

3) Organize = Uspořádat. Výsledkem zpracování je rozhodnutí, co se s tím udělá. V podstatě se to přesune do jednoho z následujících seznamů pro další využití:Koš - sem dáváme všechno, co nás nezajímáArchiv - system, kam uložíme informace tak, abychom je snadno našli až je budeme potřebovatInkubátor - místo, kde se může z informací někdy v budoucnu vyklubat úkol nebo projektSeznam projektů - seznam všech sekvencí aktivit, které spolu souvisejíSeznam delegovaných úkolů - seznam úkolů, které za nás udělá někdo jiný a musí se to zkontrolovatSeznam mých úkolů - jednotlivé úkoly (next actions)Kalendář - všechny úkoly, které musí být vykonané v přesně stanovený čas.

4) Review = Posoudit. Co jsem mohl udělat hned je hotové a všechno ostatní se dostalo do nějakého seznamu. Co s tím? Posoudit. Posouzení je dvojího druhu, týdenní a každodenní. V rámci týdenního posouzení zkountroluji, že jsou všechny schránky prázdné. Dál se podívám do inkubátoru, jestli se mi tam náhodou něco neurodilo. Pak posoudím projekty a nakonec stav jednotlivých úkolů. Pokud mám před sebou důležitý úkol, který se musí v následujícím týdnu určitě udělat, přesunu si ho do kalendáře. V rámci každodenního posouzení se pak zamýšlím nad tím, co budu zrovna teď dělat. První místo, kam se podívám, je kalendář. Pokud je 9 hodin a já mám v kalendáři událost naplánovanou na devátou, nemá cenu koukat jinam. Pokud v kalendáři nic není, zkontroluji seznam úkolů. Prvním filtrem při výběru je "kontext". Každý úkol se může udělat pouze pokud jsou splněny určité podmínky. Nemá cenu se zabývat úkoly, které v daný okamžik dělat nemůžu. Druhým filtrem je čas. Vždy je lepší si vybrat takový úkol, který můžu celý dokončit v daném čase. Posledním filtrem je moje "kondice". Po obědě nemá smysl dělat "přemýšlecí" úkol, protože u něj určitě usnete. Místo toho je lepší vyřídit "papíry" apod.

5) Do it = Udělat. Když vím, co budu dělat, tak už mi zbývá to "jenom" udělat. Jenže jak to udělat co nejefektivněji? Tak v první řadě je důležité se soustředit na jednu věc. Eliminovat všechno co ruší. Ať už to jsou jiné úkoly, telefony, návštěvy, ale i papíry na stole či myšlenky na to, co budu dělat večer. Multitásking je jeden z největších zlodějů času. Všechno rozvrtám, ale nic nedokončím. Bacha na to.

A to je celé. No a pokud přemýšlíte, jaké nástroje jsou vhodné, tak věřte, že si vystačíte s obyčejným sešítkem na slovíčka. Kdo má ale rád “hračky”, tak si určitě vybere ze spousty papírových i elektronických možností. Ale pozor, smyslem je být produktivní tak, aby mi zbyl čas na to, co chci. Ne strávit celý den plánováním a hraním si s různými nástroji.


 


Každý den, každou hodinu se na nás valí spousta věcí. GTD® nám pomůže, aby byly pod kontrolou a na nic se nezapomnělo. A to všechno bez zbytečného stresu.


Ochranné známky
  • PMBOK® a PMI® jsou registrované ochranné známky Project Management Institute.

  • ITIL®, PRINCE2® a PRINCE2 Agile® jsou registrované ochranné známky AXELOS Limited používané s jejím svolením. Swirl logo™ je ochranná známka AXELOS Limited používaná s jejím svolením. Všechna práva vyhrazena.

  • IPMA® je registrovaná ochranná známka International Project Management Association.

  • COBIT5® je registrovaná ochranná známka ISACA a IT Governance Institute.

  • GTD® a Getting Things Done® jsou registrované ochranné známky David Allen Company.

Kontakt
  • Sídlo: Vlasty Buriana 500, 19015 Praha 9

  • Telefon: 777 608 646

  • Email: info@ict-123.com