Na různých poradách, ať už projektových nebo procesních, jsem řešil problém, jak zajistit, aby všichni účastníci mluvili stejně i poté, co opustí jednací místnost. Není jednoduché dosáhnout souhlasu nebo dohody na poradě, ale je mnohem obtížnější zajistit, aby účastníci tuto dohodu prezentovali po poradě jednotně. Před časem jsem se dostal k metodě, která mi s tímto problémem úspěšně pomáhá. Metoda se jmenuje „Elevator speech“.

Tato metoda je postavená na předpokladu, že musíte být schopni během jedné minuty představit projekt, proces, sebe, atd., pokud se někdo zeptá. Metoda předpokládá, že ve velmi omezeném čase máte šanci prezentovat a cílem prezentace je vzbudit zájem tak, aby vám dotyčná osoba věnovala víc času, než původně zamýšlela. Zpráva by se měla skládat ze čtyř částí:

• Jaké je pozadí vaší aktivity
• Jaké jsou cíle vaší aktivity
• Jaké jsou potenciální problémy vaší aktivity
• Jaké jsou výhody, pokud překonáte problémy a dosáhnete cíle

Zpráva by měla být směsí smysluplných vět a konkrétních faktů. Pouze krásné věty nezajistí pozornost a pouze fakta zabijí i tu malou počáteční pozornost. Nicméně fakta nesmějí chybět, protože ukazují, že víte, o čem hovoříte.

No a jakým způsobem využívám tuto metodu ? Na konci zahajovací porady projektu vyčlením určitý čas na to, aby členové týmu dali dohromady „Elevator speech“. Jejich diskuzí si zajistím, že

• Porozuměli stejně dohodě i výsledkům porady
• Zformulovali, co by se o tom dalo říct
• Budou to šířit dál ve stejné, nebo obdobné podobě

Výsledek se pak dá zpracovat do podoby jedné stránky elektronické prezentace a následně vložit do šablony pro prezentace projektu. Tím se zajistí, že každý, kdo bude prezentovat, použije slide k informování lidí, kteří nic o projektu nevědí a k připomenutí. Následně na každé poradě položím otázku, jestli stávající „elevator speech“ je stále aktuální anebo ji potřebujeme aktualizovat. To zase připomene jednotlivým členům, co šířit dál.

„Elevator speech“ je velmi jednoduchá metoda, jak dát dohromady zprávu pro komunikaci mimo projekt nebo tým a zároveň sjednotit vyjádření jednotlivých členů.

Datum: 23.6.2010

Kategorie: Projektové řízení